DUAZONA.COM, TERNATE – Dalam rangka menciptakan tata kelola arsip yang baik, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Maluku Utara (Kanwil Kemenkumham Malut) menggelar kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelola Arsip Dinamis dan Inaktif yang akan Digitalisasi secara Virtual, Senin (13/02/2023).
Bertepat di Aula Gamalama Kanwil Kemenkumham Malut, Kegiatan ini dihadiri oleh Kepala Bagian Umum, M.Kasim Umasangadji, Kepala Bagian Program dan Humas, Irwan Kadir, Kepala sub bagian kepegawaian,tata usaha dan rumah tangga , Mahany Rahim, beserta Staff Kepegawaian, dan kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Biro Umum, Emon dan Andre.
Materi pertama di bawakan oleh Emon, beliau menjelaskan bahwa pada pengawasan tahap I akan dilakukan audit pemeriksaan arsip yang berupa penciptaan arsip apakah sudah sesuai dengan tata naskah dinas yang diberlakukan di lingkungan kementerian hukum dan HAM.
“Mekanisme tata cara pengklasifikasian penomoran dan konteks isi surat , Batas tepi, jenis huruf, kepala surat dan kaki surat. juga akan dilakukan pengawasan dari naskah dinas yang tercipta,” ujarnya.
Kemudian pada pengawasan tahap II akan dilakukan audit ketersediaan arsip dan penyajian arsip aktif untuk kepentingan pengguna internal dan eksternal sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum Dan HAM Nomor 56 Tahun 2016 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Dan Hak Akses Arsip Dinamis dan Mekanisme tata cara peminjaman arsip melalui sarana peminjaman arsip seperti buku peminjaman/formulir peminjaman arsip
Kemudian, Andre menjelaskan terkait dengan Kriteria Digitalisasi Arsip , yang mana ada tiga, yaitu alat scanner memiliki fitur Automatic Document Feeder (ADF), hasil pemindaian arsip asli (scanning) disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format file PDF dengan menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch), dan menyiapkan folder penyimpanan untuk arsip digital tersebut sesuai kode klasifikasi arsip. (red)
